HKV Achilles - Meer dan een club

hoofdartikel

Door Wout & Hans - Deze vraag houdt ons al bezig sinds oktober 2010 toen de eerste oriënterende gesprekken met SCOH en De Vliermeent hebben plaats gevonden. Nu bijna 10 jaar later hebben we nieuws te melden. En wat voor nieuws.

Inleiding
Sinds donderdag 5 maart j.l. zitten we in een door de NL-overheid verordonneerde intelligente lockdown om samen ervoor te zorgen dat we het corona-virus eronder krijgen en houden. Sinds een week of twee worden we weer enigszins “losgelaten” maar blijven we op anderhalve meter van elkaar, wassen onze handen nog steeds kapot en houden we ons zo goed als mogelijk aan steeds wisselende restricties die ons gesteld worden. En ja daardoor zien we soms door de bomen het bos niet meer…

Ondanks al deze restricties en fysieke belemmeringen in ons dagelijkse doen en laten komt er plotseling een zaak, waarvan een groot deel van de vereniging al min of meer de hoop opgegeven had, in een stroomversnelling. En dan ineens zo versneld dat de vereniging Achilles nu alle zeilen bij moet gaan zetten om het ons opgelegde tempo bij te kunnen benen.

Bouwteam ingesteld
Inmiddels is er sinds 1 juni j.l. door SCOH een bouwteam ingesteld met daarin naast SCOH, architect, directeur Vliermeent, Achilles en de beoogd aannemer Formabouw. Opdracht aan het bouwteam is om uiterlijk eind juli a.s. met een aanneemsom te komen op basis van het bestek en de bijbehorende tekeningen. De architect legt hier nu de laatste hand aan en dat betekent voor alle betrokkenen dagelijkse communicatie over een weer via telefoon, teams, email en app.
Ook wordt er op onze accommodatie met enige regelmaat gekeken naar de diverse uitdagingen die daar nog liggen voor de aannemer, zoals bijvoorbeeld de bereikbaarheid van de bouwplaats. Maar ook wat moet er aan voorzieningen (tijdelijk) blijven staan en wat moet er wijken echt voor de nieuwbouw. En kan Achilles veilig blijven sporten op ons veld tijdens de bouwperiode?

Prognose bouwtijd en oplevering
De prognose planning waarop SCOH op dit moment op stuurt, gaat uit van de verhuis van De Vliermeent naar de twee noodlocaties in de herfstvakantie van dit jaar (medio oktober 2020). Aansluitend daarop start dan de aanleg van een brug vanaf de Mient en een bouwweg over ons veld naar de locatie waar ongeveer de Jan de Wolfbrug nu nog ligt. Als dit alles is ingericht start de sloop van onze kantine én de achterbouw van De Vliermeent en worden er voor wat betreft onze stroomvoorziening ten tijde van de bouw enkele noodmaatregelen getroffen. Met een geprognosticeerde bouwtijd van 18 maanden voor alle vier de bouwonderdelen ligt de totale oplevering vooralsnog gepland op eind april 2022.

Instellen stuurgroep en werkgroepen
Gezien deze enorme versnelling heeft het bestuur in de voorgaande vijf weken een groot aantal zaken, die te maken hebben met het tijdig gerealiseerd krijgen van onze nieuwbouw, opgepakt, ingevuld en besloten. Gelijk het spreekwoord “onder druk wordt alles vloeibaar” hebben wij in deze voor iedereen relatief korte tijd besloten tot het instellen van één stuurgroep en diverse werkgroepen. Wij vragen aan deze groepen om in vrij korte tijd in afstemming met elkaar alle noodzakelijke ingrediënten voor de nieuwbouw bij het bestuur aan te leveren. Zij informeren en adviseren het bestuur met betrekking tot de diverse onderwerpen en doen het bestuur financieel haalbare voorstellen.

Stuurgroep
Wat is dat die stuurgroep, wat doet die en wie zitten erin?
De stuurgroep is onze spin in het web en het web is het realiseren van onze nieuwbouw. In de stuurgroep zitten naast een voorzitter ook de vijf trekkers van de verschillende werkgroepen.
In de stuurgroep wordt de voortgang, de eventuele knelpunten die men onderweg tegenkomt en de definitieve voorstellen aan het bestuur besproken. Bijvoorbeeld hier worden de voorstellen voor de inrichting van ons nieuwe clubgebouw voorbereid en gebracht tot een definitief voorstel aan het bestuur zodat zij daarover kunnen besluiten.
Als bestuur zijn we dan ook erg blij om hier te kunnen melden dat Harald Braakman deze stuurgroep als voorzitter gaat leiden. Zijn taak is naast coördinator van alle werkgroepen, verbinding tussen bestuur en werkgroepen ook aanjager zijn van de vijf werkgroepen. Zodat deze tijdig alle voorstellen bij het bestuur indienen, zodat er besloten kan worden en de voortgang gewaarborgd is en blijft.

Welke zijn de vijf werkgroepen en wat doet die dan?
Er komen vijf werkgroepen waarin diverse onderdelen, die allemaal te maken hebben met onze “bedrijfsvoering” als vereniging, buurthuis van de toekomst maar ook als verhuurder van de nodige m2 clubhuis, worden uitgewerkt.
● Werkgroep Inrichting clubgebouw
Stijl, materialisatie enzovoort voor wat betreft de inrichting van de kantine, inclusief de totale keuken, fustruimte, bar, bestuurskamer, entree en garderobe. Formuleer een voorstel voor wat wij als Achilles willen uitstralen voor wat betreft de aankleding van de ruimten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan meubilair, keukeninrichting, verlichting, vloer-, wand- en plafondbekleding, maar ook aan automatisering, beeld en geluid e.d.
Denk daarbij aan beperking van kosten in onderhoud en voldoende “hufterproof” zijn. Nauwe samenwerking en afstemming met de werkgroep Financiën, werkgroep Realisatie, Onderhoud, MJOB, Duurzaamheid en werkgroep Accommodatie/Buurthuis van de Toekomst is noodzakelijk.
Beschikbaar totaalbudget max. € 150k.

● Werkgroep Accommodatie/Buurthuis van de Toekomst
In beeld brengen van wat de verhuurmogelijkheden zijn qua activiteiten en logistiek op de velden, in de sportzaal, de drie multifunctionele ruimten en de eigen Achilles-ruimten zoals de grote zaal, de keuken, de kleedruimten maar ook de bestuurskamer. Maar ook: geef een indicatie van de mogelijke jaaropbrengsten aan huur. Doe dit alles in nauwe samenwerking en afstemming met de werkgroep Financiën.
Deze werkgroep is voornamelijk bezig met het verkennen, opstellen en inkaderen van de verschillende verhuurmogelijkheden en wat deze financieel bij kunnen dragen aan de totale exploitatie van onze accommodatie. Zij stemmen hun input af met de werkgroep Financiën en werkgroep Onderhoud.

● Werkgroep Financiën
Deze werkgroep komt op basis van alle gegevens die aangeleverd worden vanuit de verschillende werkgroepen met een dekkingsplan voor zowel de stichtingskosten van de nieuwbouw als de inrichting. Primair zal de meerjaren exploitatie van de accommodatie uitgewerkt moeten worden. Voor wat betreft de dekking komt het overgrote deel uit de al verstrekte subsidies (waarvan kortgeleden door gemeente en 1818 gemeld is dat deze qua gereed meldingsdatum verlengd zijn). Het resterende bedrag om de stichtingskosten en de inrichting te kunnen bekostigen zal moeten worden voorzien in het aantrekken van onder andere een ledenlening.
Op het gebied van sponsoring moet de werkgroep in kaart brengen en voorstellen formuleren hoe deze inkomensbron weer nieuw leven ingeblazen en voor de toekomst veilig gesteld wordt. Te denken valt hier aan sponsoring van (delen van) het project maar ook de meerjaren onderhouds- en exploitatiebegroting.

● Werkgroep Realisatie, Onderhoud, MJOB = MeerJarenOnderhoudsBegroting en Duurzaamheid
Deze werkgroep start met het controleren van de tekeningen en het bestek en doet voorstellen voor het vergroten c.q. het financieel haalbaar krijgen van het voorliggende plan. Na contractering van de aannemer door SCOH doet de werkgroep de begeleiding van het Achilles projectdeel tot en met de oplevering van dit projectdeel inclusief de inrichting.
Voor en tijdens de bouw zorgen zij ervoor dat het onderwerp Duurzaamheid zo optimaal mogelijk haalbaar gemaakt wordt. Dit alles dient binnen de totale stichtingskosten te blijven. Alleen indien er sprake is van haalbare subsidiemogelijkheden die de extra kosten dekken en/of er ontstaan voldoende besparingsmogelijkheden in de exploitatie kan er na goedkeuring door werkgroep Financiën én bestuur op dit onderwerp meerwerk geaccepteerd worden. Zij stemmen regelmatig af met de werkgroepen Inrichting clubgebouw en Accommodatie/Buurthuis van de Toekomst.
Samen met de aannemer opstellen van een MJOB en een meerjaren planning Onderhoud zodat er een gedegen meerjaren exploitatie kan worden opgesteld.
Beschikbaar budget max. € 780k

● Werkgroep Communicatie en PR
Deze werkgroep stelt een communicatieplan op dat op ruim voldoende wijze al onze leden en overige stakeholders op tijd en volledig informeert over met name de voortgang van ons project. Daarnaast kan het bestuur zich ook voorstellen dat er nog diverse andere onderwerpen zich voordoen die hiermee te maken hebben maar ook belangrijk zijn om tijdig en volledig met elkaar te delen.
Zij adviseert gevraagd en ongevraagd de stuurgroep én de vier overige werkgroepen.
En geeft uiting aan de voortgang van het totale project onder de noemer ….“meer onder één dak”……

Afsluitend
Als bestuur hebben we de afgelopen tijd heel veel vergaderd en afgestemd. Nu is het tijd om tot eind juli a.s. met elkaar te knallen om bovenstaande stuur-en werkgroepen te bemensen en voortvarend aan de slag te gaan.
Wout en Hans gaan de komende week bellen met de in de ogen van het bestuur potentiële kandidaten voor deze groepen en hopen dat zij allemaal JA zullen zeggen tegen hun deelname en inzet.
SAMEN zetten we deze volgende stap in de geschiedenis van Achilles op weg naar ons 100-jarig jubileum in 2022 in onze spiksplinternieuwe accommodatie onder de noemer “meer onder één dak” daarmee refererend aan onze slogan “Achilles meer dan een vereniging”.

Namens het bestuur,

Wout en Hans

 

Datum	16-06-2020 11:00
Tags	Hoofdartikel Nieuwbouw